מנהל תפעול נחשב לאחד מבעלי התפקידים המורכבים והרב תחומיים בארגון ואחד מבעלי הדרגים החשובים ביותר לתפקודו היעיל של הארגון לטווח הקצר ולטווח הארוך. תפקידו של מנהל תפעול בארגון הוא בין השאר תכנון תהליכי התפעול ו/או מתן השירות, ארגון ופיקוח על תהליכים אלו בדגש על הבנת צרכי הלקוח לעומת ההיצע. מנהל יעיל יודע להמיר כל תהליך לתפוקה שוות ערך לארגון וללקוחותיו, כאשר כל תהליך עשוי להיות מורכב ממשימות, כוח אדם, לוגיסטיקה, כלי רכב, ציוד, שינוע, משאבים כלכליים, שרשרת אספקה, מחשוב ועוד.
סנכרון בין צורכי הלקוח לצורכי עובדי הארגון
מנהל תפעול מקצועי נמדד בין היתר ביכולותיו להבין את צורכי הלקוח ולבנות את תהליכי השירות סביב הבנה זאת. הבנת צורכי הלקוח מתבטאת באמצעות תכנון נכון ויעיל המעלה את איכות השירות או המוצרים וכו'. בד בבד מנהל מקצועי נדרש לתקשר עם עובדיו באופן רציף ברמה שוטפת כך שתהליכי העבודה ומתן השירות יהיו נעימים ואפקטיביים. לרשותו של מנהל התפעול עומדים אמצעי תקשורת רבים ברמה היומיומית בין אם זה בהפצה ומשלוחים, או ספירת מלאי, ושאר הדברים שהוא אחראי ושהם חלק מתפקידו. אמצעי תקשורת אלה יכולים לבוא לידי ביטוי דרך אמצעים ממוחשבים או פנים מול פנים, כאשר תקשורת של פנים מול פנים כרוכה גם במחוות שקשה להעביר באמצעים אלקטרוניים כמו אינטואיציה, הבעות פנים, שפת גוף וכו'.
התקשורת בין מנהל התפעול לעובדי החברה באה לידי ביטוי גם ע"י תמריצים, בין אם מילוליים ובין אם חומריים. מנהל תפעול מקצועי יודע כיצד להשתמש בתמריצים אלה על מנת להעלות את רמת המוטיבציה של עובדי הארגון ובהתאם, את תפוקתם של העובדים. כמו כן, בארגונים רבים מנהל התפעול מנהל שיחות עם העובדים על מנת להבין את צרכיהם האישיים וכיצד הם מסתדרים מול צרכי הארגון וחובותיו של העובד במסגרת עבודתו. שיחות אלה לרוב תורמות רבות לתחושתו הטובה האישית של העובד ובאופן עקיף גם להגדלת תפוקתו.
מדידת ביצועים ושיפור תהליכי העבודה בארגון על ידי מנהל תפעול
חלק נוסף מתפקידו של מנהל הוא מדידת תפקודיהם השוטפים של עובדי הארגון ותפוקותיהם לאורך התקופה. מדידת הביצועים נעשית על פי מדדים ריאליים הן מבחינת יכולותיו של כל עובד והן מבחינת ייעדי הארגון בנקודות הזמן השונות. על סמך נתונים אלה, מנהל התפעול יכול להחליט כיצד לייעל את עבודת הצוותים, אם להוסיף עובדים, להוריד עובדים, להגדיל ציוד, להפחית ציוד וכו'. כמו כן, מנהל התפעול צריך להבין את חשיבותה של הכשרת העובדים לאורך הזמן, בין ע"י הכשרות בתוך כתלי הארגון, ריענונים מקצועיים וכו' ובין אם בעידוד למידה מחוץ לכותלי הארגון וזאת לצורכי ייעול המערכת על כל מרכיביה.
ייעול משאבי כוח האדם
מנהל מקצועי ויעיל יינצל את מצבת כוח האדם שלו בצורה שתפזר את עומס העבודה באופן שווה בין המחלקות השונות , בהתאם לתפקידיהן במערכת. ניצול כוח האדם באופן יעיל מונע היווצרות צוואר בקבוק ותורם במידת האפשר להפחתת לחצים ולעבודה יותר רגועה, מסודרת ויעילה, תוך ניצול מקסימלי של שעות העבודה הרגילות והימנעות ככל האפשר מאילוצי שעות נוספות, הדורשות הקצאת משאבים נוספים. בהתאם לכך, גם מנהל התפעול עצמו אינו יכול לתפקד כיחידה אחת החולשת על כל כך הרבה מנגנונים לבדה ועל כן חובה עליו כמנהל להאציל סמכויותיו לאנשי צוות נוספים אך ממקום של העצמה והאדרה.