כולנו שמענו את אחד המושגים הללו לפחות פעם בחיים, המכנה המשותף לשלושת המונחים הללו FIFO או FEFO או LIFO הוא ששלושתם למעשה אסטרטגיות לניהול מלאי מסודר. אסטרטגיות אלו תפקידן לעשות סדר לוגי במלאי ולהקל על העובד לבחור את המוצרים המומלצים ביותר על פי האסטרטגיה שנבחרה, וזאת על מנת לייעל את העבודה, לצורך בקרת איכות או עקב תפוגת תוקף המוצר.
מה אומרת כל אסטרטגיה ומה זה המונח FIFO
- המונח FIFO הינו ראשי תיבות של "נכנס ראשון, יוצא ראשון" ומשמש תחומים רבים כמו חשבונאות, מדעי המחשב, לוגיסטיקה, מדעי החברה ועוד. מונח זה מסביר את הנחת היסוד של התור הקלאסי, כלומר, הראשון לעמוד בתור הוא הראשון לצאת ממנו והאחרון לעמוד בו הוא האחרון שיצא ממנו. הנחת היסוד הזאת קיימת הן בתור למתן שירות, הן בניהול מחסנים וכן מבחינת מבני נתוני מחשב, מעגלי אלקטרוניקה ובתחומים נוספים.
- המונח FEFO הינו ראשי תיבות של "ראשון שיפוג תוקפו, יוצא ראשון" כלומר, המוצר בעל התוקף (אצווה / מנה) הכי נמוך ייצא ראשון וזאת על מנת למנוע מלאי שיישאר במחסן ויפוג תוקפו (במיוחד בעבור מוצרי צריכה בעלי תאריך תפוגה).
- באסכולה הישנה האסטרטגיה FIFO הייתה הנפוצה ביותר במחסנים, אך כיוון שכיום רוב המוצרים המיוצרים הם בעלי אצווה/מנה, גם כאלו שאין משמעות לתאריך הייצור שלהם כגון בגדים שהקולקציות משתנות בכל עונה וכמובן למען הסדר הטוב ולשליחת מוצר חדיש ללקוח. כיום המון מחסנים מעדיפים לנהל את המלאי בשיטת FEFO.
המונח LIFO הינו ראשי תיבות של "האחרון שנכנס, יוצא ראשון" באסטרטגיה זו משתמשים בעיקר למוצרים שאין להם חיי מדף. לדוגמא ב תעשיית חומרי בניין, תעשיית יין .
אסטרטגיה זו יעילה בעיקר לתעשיות שעלות הייצור שלהם משתנה ויתכן שהרווחיות ממוצר שיוצר לאחרונה תהיה יותר גבוהה מהרווחיות על מוצר ישן ואין לו הגבלת זמן לאחסון.
יתרון נוסף הוא זמינות מוצרים במחסן, שכן מוצר שרק נכנס למחסן הרבה יותר זמין ונח לליקוט ומצמצם את הזמן והעבודה של המחסנאי.
המחסן הוא אחת החוליות האחרונות בשרשרת האספקה ללקוח והוא מהווה מעין צוואר בקבוק. אופטימיזציה של המחסן ושימוש באסטרטגיות מלאי נכונות יועילו לויסות זרימת הסחורות והן המפתח לזרימה חלקה גם של העסק שלך.
יתרונות וחסרונות
כאשר מנהלים מלאי בשיטת FIFO מתחשבים בעיקר באורך חיי המדף של כל מוצר ועל פיו בונים את התור. שיטה זו, כאמור מקבלת משנה תוקף כאשר מדובר במוצרים בעלי תאריך תפוגה או מנת ייצור, אשר אותם ננהל בשיטת FEFO. שיטת ה-FIFO מקלה על הערכת שווי המלאי, הן עבור ספירות מלאי ולרבות מול רשויות המס. אחד החסרונות של FIFO הוא השפעת האינפלציה ועלויות היצור על הרווחיות הכוללת. כלומר, כאשר מחירי החומרים עולים במהירות והמלאי נמכר במחיר לא מעודכן הארגון יכול להפסיד חלק מאחוזי הרווח של המלאי וכן תשלום של יותר מיסים.
שיטת ה FEFO נהוגה במחסנים המנהלים מלאי של מוצרי מזון או תרופות להם תאריך תפוגה מוגבל, וכן גם במוצרי אלקטרוניקה, מוצרי אופנה שלמעשה מסתמכים על עונות השנה וטרנדים, אחד היתרונות המרכזיים בשיטת ה FEFO היא למעשה הכדאיות להשתמש בשיטת ניהול מלאי של מוצר מדף שתוחלת החיים שלו קצובה באופן יחסי, משום שבלאי במוצר מתחיל מהרגע שבו סיימו ליצור אותו וכך נמנע מאיבוד ערך מלאי שפג תוקפו. שיטה זו מנוהלת על סמך תאריך התפוגה או מנת הייצור התלויה בתאריך ולכן נקראת FEFO (תאריך התפוגה הקרוב יותר יוצא ראשון). חסרון עיקרי בשיטה זו הוא התהליך המתבקש בעת קבלת וליקוט הסחורה, רענוני מלאי יזומים ותקופתיים, זאת בשל הצורך בהקפדת יתר בהזנת כל המשתנים שהמערכת דורשת על מנת לעבוד בשיטת ניהול זו.
האחרונה שבשיטות והפחות נפוצה היא שיטת ה LIFO . כפי שציינו קודם בשיטה זו הסחורה שנכנסת אחרונה יוצאת ראשונה, כלומר המלאי שנרכש לאחרונה הוא שנמכר ראשון ובעת שהאינפלציה ממשיכה לעלות , המלאי שנמכר שומר על ערכו ויוצר מאזן נמוך יותר של המלאי הנותר המחסן. כמובן שהתמורה הגבוהה של הסחורות שנמכרו מביאה לתשלום של פחות מיסים. החסרון שבשיטה דיי ברור ולכן שיטה זו לא מתאימה לכולם, שכן המלאי הישן לא זז ועם הזמן עלויות התחזוקה והאחסנה מורכבות יותר ומבחינה חשבונאית יש לחשב בכל פעם את העלויות ה LIFO בהתאם לתקנים.
שימוש באסטרטגיות ליישום השיטה בעידן ה WMS (מערכת לניהול מחסן)
כניסתן של מערכות המחשוב למחסנים ולניהול המלאי מקלה במידה משמעותית על ניהולו ולאו דווקא רק מבחינת ספירות המלאי. מערכות לניהול מחסן שהוגדרו לאחר אפיון מקצועי מסדרות באופן מושלם את נתוני המלאי, תאריך כניסה למחסנים וניהול התור לאספקה לפי האסטרטגיה שנקבעה בצורה מדויקת ותמידית ולפי שקלול שווי של המלאי הנותר בתום תקופה. למעשה, ניהול המלאי בשיטה ממוחשבת עשוי לפתור במידת מה את הקושי בשליטה על שמירה של חוקי האסטרטגיה שהוגדרה. כך שכל מנה / תוקף ינוהל כפריט בפני עצמו וכל זאת מנוהל ונשמר בבסיס הנתונים של המערכת הממוחשבת תוך סימון המיקומים המדויקים של כל פריט מלאי, על מנת להקל במידה משמעותית על איתורו, ליקוטו ואספקתו אל החולייה הבאה בשרשרת האספקה, בין אם לקוח ביניים ובין אם לקוח סופי.
מערכת ה WMS מאפשרת לנהל את הנתונים במערכת המלאי וכך לא קיים צורך לשנות פיזית את מיקומם של הפריטים בתוך המחסנים. במהלך או לקראת סוף השנה קיימת חובה לערוך ספירת מלאי, שימוש במערכות אלה מקל באופן משמעותי על ספירת המלאי והערכת שוויו משום שהנתונים נמצאים כבר במערכת ואין צורך ממש בשערוך על סמך קנייה אחרונה, אלא ממש להסתמך על מספרים מקוריים הכוללים את חישובי העלויות הנלוות בהתאם להגדרות.
תוצאות ספירת המלאי השנתית, בין אם בוצעו באופן ממוחשב ובין אם באופן ידני, יגולמו בתוך דו"ח הרווח וההפסד שמציג הארגון המחזיק במלאים בתום שנת הכספים. שווי המלאי מוכר במס וכתוצאה מכך גם בא לידי ביטוי כאשר מגישים בקשה להחזר מס, משום שמדובר במלאי שנותר במחסנים וטרם נמכר ולפיכך, לא נוסף עליו רווח, אלא רק הפסד (כלומר מחיר הקנייה ללא מחיר המכירה שטרם התבצעה). מכך נובע, שככל שספירת המלאי ושווי ערכה מדויקים יותר, כך תמונת הרווח וההפסד תהיה מדויקת יותר מול רשויות המס, מה שבהכרח ישפיע על החזר המס שמגיע, אם מגיע לחברה בתום שנת הכספים.
לסיכום על אסטרטגית FIFO
לסיכום, ניתן לסדר את המלאי במחסנים בהסתמך על אחת מהאסטרטגיות לעיל, כלומר לסדר את המלאי במחסנים על פי השיטה שנקבעה באפיון מקצועי המתבסס על פי אופי הארגון וסוג המלאי שהוא מחזיק. לכל אסטרטגיה יתרונות וחסרונות משלה כאשר שיטת הFIFO היא המוכרת ביותר כיוון שקיים בה שימוש נרחב בהמון ענפים בתעשיה. בשנים האחרונות ובזכות ההתפתחות הטכנולוגית, מערכות ניהול המחסנים- WMS השונות העלו מדרגה בכל אשר קשור לניהול ושליטה במלאי וזאת תוך הקפדה על תהליכים השומרים על האסטרטגיה ומקלים משמעותית את העבודה הפיזית הכרוכה בניהול המלאי.