תעודת משלוח הנה מסמך חובה בכל הובלה של טובין (סחורה), מעסק אחד ללקוח בין אם פרטי ובין אם עסקי. תעודת המשלוח מהווה פירוט של הטובין שנשלח. הפירוט יכלול את סוג הסחורה, כולל מוצא ויעד, משקל הסחורה המועברת ועוד. תעודת המשלוח יוצאת עם הסחורה מהמחסן אל רכב ההובלה ונהג המשאית, התעודה מלווה את המשלוח אשר הנפיק מנהל לוגיסטיקה עד ליעד ונקלטת אצל הלקוח , ו/או אצל מי שמהווה את החולייה הבאה בשרשרת האספקה.
בכל פעם שסחורה עושה את דרכה מיעד א' ליעד ב' חובה לתעד אותה בתעודה או חשבונית המיועדת עבור הובלה זאת בלבד עם תאריך עדכני. תעודה מקורית אינה תקפה בהובלה נוספת גם אם מדובר באותה הסחורה בדיוק וגם אם מדובר בהחזרה למשלח, שכן יש להנפיק תעודת החזרה לספק.
תעודה אינה מחליפה חשבונית מס ללקוח, אך יחד עם זאת הפקת חשבונית מס יכולה לחלוטין להחליף תעודת משלוח ובתנאי שיפורט בה הטובין על כל פרטיו המיוחסים להובלה. בסוף החודש או כשסוגרים חשבון לקוח, ניתן להפיק חשבונית מס מרכזת המכילה בתוכה פירוט של כל תעודות המשלוח שהונפקו אשר בגינם נדרש תשלום.
יתרה מזאת, התעודה תופק פעמיים במקור והעתק. המקור ייצא עם הסחורה אל היעד וייקלט בו (או שלא) ואילו ההעתק יחזור חתום למשלח ויהווה כתעודת ביטוח כי הסחורה אכן הגיעה אל יעדה במקרה הטוב במלואה ובמקרה הפחות טוב בחלקה ,אך מה שלא הגיע או הגיע פגום והוחזר יצוין על גבי ההעתק והמקור גם יחד והכי חשוב יש לעדכן את השינויים במערכת המידע WMS. כך, המלאי יישאר מעודכן וכן בעת התשלום יהיה פחות מקום למיקוח וטעויות.
דגשים נוספים לגבי תעודת משלוח
תעודת המשלוח חייבת להתקיים גם כאשר מדובר ביצרן, חקלאי או סיטונאי וכן כאשר מדובר ביעד אספקה קבוע, קל ונוח יותר להפיק תעודה בכל אספקה ולרכז את כולן לכדי חשבונית מרכזת אחת בתום התקופה כפי שציינו לעיל, מאשר להפיק בכל פעם חשבונית ולהתחקות אחריה. מה גם שאם מתרחשת טעות באספקה עדיף לתקן את התעודה מאשר להוציא זיכוי כספי בחשבונית.
תעודת המשלוח דומה במבנה המסמך לחשבונית אך אינה כוללת חיוב אלא לכל היותר שערוך של העלות אך ללא התחייבות לעמוד בו. המבנה יכלול את פרטי המשלח, פרטי הסחורה, פרטי היעד, תאריך הנפקת התעודה, איש קשר, מספר תעודה, מועד ההובלות שם חברת ההובלות, חותמת המשלח ועוד. יש לציין כי רק מי שמוגדר על פי חוק עוסק מורשה רשאי להפיק תעודת משלוח, שכן התעודה הינה תעודה כספית. עוסק פטור לצורך העניין אינו מחוייב בהפקת תעודה אך אם הוא מעביר סחורה ממקום למקום, מומלץ שכן יעשה זאת ולו למען הסדר הטוב.
כמו כן, כאשר מדובר בעסקאות אקראיות ולא קבועות (כגון: קמעונאים), אין חובה למלא את שם הלקוח אליו מועברת הסחורה, אך שוב, מומלץ למען הרישום המדויק והסדר הטוב ולטובת תיעוד קבלת הסחורה שהתקבלה בפרט עם מדובר במיקור חוץ.
תעודת המשלוח יכולה להיות חלק מפנקס תעודות מודפס מראש וממוספר למילוי ידני או בטכנולוגיה של היום ממוחשב ואף מומלץ שכך, הן למען שמירה על איכות הסביבה עד כמה שניתן והן למען הרישום בבית העסק מבלי חלילה לאבד אף מסמך של חברת ההפצה והמשלוחים.
חשוב לציין, כי התעודה אינה מחייבת תשלום משום שאינה נחשבת מסמך חשבונאי אלא רישום לצורך דיווח מלאי בלבד. מאידך, אם הסחורה מגיעה לאחר השינוע ללא תעודה אלא עם חשבונית מס, הרי שמסמך זה מחייב לתשלום. יחד עם זאת, כאשר תעודת המשלוח חתומה בידי הצד המשלח והצד המקבל, הרי שהצד המקבל מתחייב שאכן קיבל את הטובין וניתן לחייב אותו בגין תכולת תעודת המשלוח.
לסיכום
התעודה הינה מסמך הכרחי על פי חוק, אשר מתלווה למשלוח סחורות ממקום למקום וחייבת להיות מעודכנת עבור כל משלוח בעיתו. על מנת שתעודת המשלוח תהיה תקפה יש לוודא כי היא חתומה הן ביד המשלח והן בידי המקבל על כל תכולתה ויש לוודא כי כל פרט המופיע בה אכן תואם לפריטים המכילים את המשלוח המסוים הזה על כל מרכיביו וכי אם קיים פריט מסוים שאמור לחזור לשולח, יש לציין זאת על גבי תעודת המשלוח עם אישור חתום בידי שני הצדדים.