מיקור חוץ הינה שיטה ניהולית חדשנית המבוססת על העברת סמכויות תפעוליות של ארגון מסוים לגוף שאינו נכלל על עובדיו, אלא נשכר במיוחד לצורך כך. הופעת מיקור החוץ בשנים האחרונות, או כפי שהמינוח נקרא בלעז "אאוטסורסינג" התאפשרה הן באמצעות הקמת חברות המספקות שירותים שיכולים להחליף אגפים שלמים בארגונים והן באמצעות התפתחות האינטרנט והזמינות הגבוהה של נותני השירות הרלוונטיים. מיקור חוץ מאפשר לארגון התמקדות בפעולות הליבה החיוניים, בעוד פעולות היקפיות מתבצעות על ידי חברות חיצוניות.
קיים הבדל בין העסקת עובדים באמצעות קבלן כוח אדם ובין העברת משימות למיקור חוץ. ההבדל המהותי בין השניים הוא בשאלת הניהול היומיומי של העובד. שימוש בשירות קבלן כוח אדם, המעסיק בפועל הוא המנהל את פעילותו של העובד, ואילו בהעברת משימות למקור חיצוני, הגוף המבצע את המשימה הוא המנהל את פעילותו של העובד.
רבים פונים למיקור חוץ בשלל תחומים
בישראל של היום, ניתן לראות יותר ויותר חברות הפונות למיקור חוץ בתחומים רבים. צורות העבודה המקובלות באופן עבודה שכזה יהיו לרוב אלה:
קבלן משנה קבוע– קבלן משנה קבוע יכול להוות מיקור חוץ במגוון תעשיות, הן בהיי טק והן במה שנקרא "לואו טק". הכוונה לספק שנותן מענה מקיף לאחד או יותר מתפעולי הארגון וצרכיו, כגון:
- חברות כוח אדם המספקות עובדי קבלן הכפופים להן ולא לארגון שבהם עובדים בפועל
- חברות תוכנה המספקות מענה מקיף לתוכנה אחת או יותר בארגון
- שירותי ניקיון ותחזוקה שוטפת של המבנה בו שוכן הארגון
- שירותי הובלה ואחסנה המספקים מענה תחליפי מלא לניהול מחסנים בתוך הארגון פיזית ומספקות מיקום וניהולו השוטף.
מיקור חוץ אלו תחומים עוד משתמשים בשירות זה
פרילנסרים – עצמאיים בעלי תפקיד יחידים הנשכרים במיוחד לביצוע פרויקט אחד או יותר אך אינם בעלי יחסי עובד-מעביד עם הארגון שעבורם הם עובדים.
ליסינג – חברות הליסינג הפכו כמעט מובנות מאליהן כחלק מכל ארגון גדול, אך למעשה מהוות מיקור חוץ לאספקה, תחזוקה וניהול של ציי רכב בארגונים קטנים וגדולים כאחד.
שירותים פיננסיים ושכר– ניהול פנקסי החשבונות באמצעות חברת הנהלת חשבונות, לעתים עד כדי ניהול תשלומי השכר לעובדים.
לוגיסטיקה, הובלות, הפצה ומשלוחים – שכירת חברה חיצונית הנותנת שירותי לוגיסטיקה. חברה המתמחה במתן שירותי לוגיסטיקה לארגונים החל מניהול המלאי וכלה בטיפול של כלל ההפצה והמשלוחים ובניהול פרוייקטלישל השינוע ללקוחות פוטנציאליים.
שיווק – שימוש בחברה חיצונית לביצוע כלל משימות השיווק והפרסום של שרשרת האספקה, במקום להקים מערך פנים ארגוני שיבצע זאת.
תחזוקת מחשבים ומערכות מידע – בעידן של היום כל ארגון מבוסס על מערכות ממחושבות הזקוקות לתחזוקה שוטפת, החל מתחזוקת רשת, הקמת מערכות מחשוב וניטור שוטף וכלה בתמיכה בתוכנות החברה ואחסון המידע במחשבי ענן. ניתן לומר בקלות שתחום תחזוקת המחשבים ומערכות המידע נחשב לתחום שבו נמצא יותר מאשר תחומים אחרים וכמובן שזה מועיל רבות לעסק כגון: בספירת מלאי שנתית וכו'.
היתרונות הטמונים בשימוש במיקור חוץ
שימוש במיקור חוץ הלך ותפס תאוצה בשנים האחרונות ולא בכדי ילך ויגבר עם הזמן. זאת משום שחברות רבות משכילות להבין את מגוון היתרונות ששיטת ניהול זאת טומנת בחובה.
חסכון בזמן וכסף – אולי היתרון הבולט ביותר ולא משנה באיזה תחום. שלמעשה חוסך שכירתם של עובדים דרך הארגון וזה אומר גם לשאת בעוד עלויות מעביד שהולכות ותופחות עם הזמן ולא כל חברה יכולה להרשות לעצמה עלויות אלה. בנוסף לעובדים, פעולה זו חוסכת בעלויות של ציוד הנדרש, מקומות אחסנה על פי הצורך, רכבים (למעט השתתפות עצמית ומעין אלה), מחשבים, תוכנות וכו'. חסכון שכזה עשוי להגיע גם לעשרות אחוזים ולהיות משמעותי ביותר בעיקר עבור חברות קטנות.
מיקוד – עם השימוש במיקור חוץ, הארגון עצמו יכול להתמקד במטרה שלשמה התכנס ובמקום לדאוג לצדדים הלוגיסטיים בו, דואג להיות יצרני ולשעוט לעבר המטרה מבלי לעסוק בשוליים ולבזבז את הזמן.
היערכות תקציבית – כאשר ההוצאה על השירות ידועה ודי חוזרת על עצמה ללא הפתעות מיותרות בכל חודש, ניתן להיערך על סמך כל זאת תקציבית ולהקצות משאבים כלכליים באופן יחסית מדויק.
חדשנות – שימוש במיקור חוץ חושף את הארגון ואת ניהולו לקדמת הטכנולוגיה ללא צורך להשקיע מעבר להשקעה בשכירת השירות. כך הארגון נהנה משירות מתקדם ומתעדכן מעת לעת ללא תוספת עלויות ברוב המקרים, מה שלא ניתן היה לומר ללא שימוש בה.
התייעלות דיפרנציאלית – כאשר מגוון תפקודי החברה מחולקים לחברות מיקור חוץ, ניתן תמיד להצביע על מיקור החוץ בו יש צורך להתייעל בין אם להחליפו או לשפרו מול נותן השירות. כאשר הדברים מתבצעים יחדיו בתוך החברה, לא תמיד ניתן להצביע על האגף בו יש לבצע שינוי ו/או התייעלות.
תחרות מרובה – היות ולכל פונקציה בארגון קיימים מספר ספקים אפשריים התחרות ביניהם עשויה להיות עצומה, ניתן לנצל את התחרות הזאת על מנת לשפר את התפקוד בתוך החברה. כלומר, תמיד ניתן להחליף מיקור חוץ כזה או אחר על מנת לשפר את תפקודי החברה לאו דווקא על סמך תוצאות אלא פשוט משום שהחברה המתחרה מציעה שירות טוב יותר ויתרון זה יכול להועיל לארגון ולתפקודו. היות ואין יחסי עובד-מעביד אלא יחסי ספק-לקוח, השינוי לרוב יבוצע יחסית בקלות וביעילות.
לסיכום
בקצב של העולם היום, עם התרחבות התופעה של חברות המתמחות בתחומים מסוימים ומציעות את שירותיהן לחברות אחרות בשיטת מיקור החוץ. כיום ישנה דרישה ברורה לרמת שירות גבוהה בכלל, לאיכות ומהירות בפרט. חברה המתפעלת את מערך הלוגיסטיקה בעצמה מאוד מוגבלת בתגובות שלה לחוסרים בכוח האדם כתוצאה ממחלות, חופש, מילואים וכו' ולתקלות ברכבי ההפצה ולא יודעת להתמודד עם צורך של גמישות תפעולית.
גם היכולת של חברה להגיב לגידול משמעותי במכירות כתוצאה מקמפיין שיווקי, עונות, חגים היא מאוד מוגבלת והרבה פעמים יש תקלות באספקות ופגיעה ברמת השירות והמוניטין של החברה .
חברת לוגיסטיקה בעלת עשרות כלים משלה, ושזה עיסוק הליבה שלה ערוכה לשלל תרחישים ותספק מענה מדויק לצרכים הלוגיסטיים.
בשיטת מיקור החוץ יתרונות רבים העולים על החסרונות, ארגון המשתמש במיקור חוץ בטווח הארוך חוסך כסף ומייצר כסף.