ספירת מלאי

עובדים במפעל עם כובעי עבודה עושים רישומים

ספירת מלאי היא הליך המבוצע לפחות אחת לשנה בו מוודאים שהמלאי המופיע במערכות המידע בארגון, אכן תואם את המלאי שנמצא במחסני הארגון בפועל. על פי חוק (הוראת מס הכנסה- ניהול פנקסי חשבונות משנת 1973), עריכת מפקד מצאי או בשפה המדוברת ספירת מלאי מתבצעת אחת לשנה (ליום המאזן). על מנת לשערך את שוויו של המלאי הקיים ולרשום אותו בספרי החברה לצורך הגשת הדו”ח השנתי לרשות המיסים, אך יחד עם זאת, החברה נשענת בכל מהלך השנה על נתוני המלאי המתועדים במערכת ניהול המלאי (WMS) לטובת תכנון ייצור או ביצוע מכירות, אי לכך המלאי צריך להיות עדכני תמיד.

לכן מעבר לעובדת הדיווח לרשויות, חשוב לבצע ספירת מלאי על מנת לשמור על סדר ועקביות ולא “לאבד את הידיים והרגליים” במלאים הקיימים. בחלק מן המקרים, ספירת מלאי מסייעת לגלות פריטי מלאי שישבו קצת יותר מדי זמן על המדף ולתת להם קדימות במכירות. רוב הארגונים המחזיקים מלאי דואגים להוציא פריטים שכאלה למבצעים טרם ספירת המלאי של סוף השנה על מנת שלא להיוותר עם המלאים הללו ולהפסיד עליהם כסף.

איש במחסן עם כאבי ראש

מדוע המלאי אינו מדויק

השאיפה של כל מחסן היא שהמלאי יהיה מאוזן ברמה מיטבית, למרות שכל תנועת מלאי נבדקת ונרשמת במערכת לניהול המלאי WMS ולמרות שעובדי המחסן הם מקצועיים ומיומנים עדיין כמעט בכל ספירה יהיו הפרשי מלאי. לא מדובר במדע מדויק וישנם משתנים שיכולים להשפיע כגון:

כמות איתורים מרובה לפריט – כאשר קיים חוסר סדר במחסן ובשל חוסר מקום אחסון מתאים פריט יכול להמצא בכמה איתורים, לעיתים עם רישום מסודר ולעיתים לא.

ניפוקים ללא רישום – החוסר במלאי במערכת WMS ברור במצב שנופק פריט ללא רישום במערכת ניהול המלאי, זאת מכיוון שלעתים ישנם אילוצים שגורמים לנו לעגל פינות. לדוגמא במהלך הפסקת חשמל ניפקנו ללקוח סחורה ללא תעודה.

אי דיוק בקליטה למלאי – החלק העיקרי והחשוב במחסן הוא תהליך הקליטה למלאי , שכן כל מה שנרשם בקליטה ינוהל. כאשר קולטים סחורה באופן ידני לפי ת. משלוח או הזמנה יכול להיווצר מצב של קליטה כפולה, הכוונה שגם המחסן קלט את הסחורה למלאי וגם הנה”ח בעת קליטת החשבונית. גורם נוסף שיכול לגרום לאי דיוק בקליטה הוא הסתמכות על יח’ האריזה/מידה של הספק, במצב שיחידות האריזה/מידה לא תואמות למערכת, כל תהליך ניהול המלאי יכול להשתבש וכן הפצה ומשלוחים במידה ואתם מספקים שירות זה יכול להפגע.

דמיון בין פריטים – בכל מחסן קיימת אפשרות של טעות בקליטה או בניפוק של מוצרים שיש ביניהם דמיון לדוגמת צורה, צבע, גודל ומחיר.

חוסר במלאי – פריטים במלאי יכולים להעלם מסיבות שונות, גניבות קטנות, בלאי שלא הוציאו מהמלאי באופן מסודר, ניפוק ללא רישום וכד’.

המרות – תהליך אשר קיים בהמון ארגונים נקרא המרה, הכוונה להמרה בין פריטים דומים על מנת לתת מענה לבעיית חוסר. תהליך זה צריך להעשות באופן קפדני ומדויק כך שילא יגרום למלאי לא מאוזן כתוצאה מתהליך ההמרה.

עץ מוצר לא עדכני – במפעל יצרני הזיכוי של חומרי הגלם נעשה באופן אוטומטי, אם היה שינוי כלשהו בתהליך הייצור ועץ המוצר לא עודכן כראוי במערכת, יכול להיווצר מצב של חוסרים ועודפים במלאי.

מנהל ועובדת במחסן של סחורה

הכנות לספירת מלאי

חלק חשוב מאוד ובלתי נפרד מספירת המלאי הוא ההכנה לספירת המלאי, הכנה טובה לספירה תביא ליעילות הספירה וחסכון בזמן יקר של השבתת המחסן. במהלך ההכנה לספירה אנו יכולים לפתור ולתחקר בעיות במלאי ולתקנם לפני מועד הספירה והדיווח ובכך למנוע השפעות פיננסיות לא רצויות. את ההכנה לספירה ניתן לעשות בעזרת הפקת דוחות מהמערכת:

בדיקת קליטות למלאי – כפי שציינו מקודם תהליך הקליטה הוא חשוב ביותר, ולכן נתחיל קודם מבדיקת סוגי הקליטות שנקלטו במערכת, כאלו שנקלטו כתוצאה מרכש או כאלו שנקלטו מחשבוניות ספקים. בדו”ח עלולים להתגלות קליטות ללא חשבונית ולהיפך.

במקביל ניתן לבדוק האם קיימות במערכת הזמנות רכש ישנות שטרם נקלטו למלאי, כל הזמנה יש לוודא מה הסטטוס שלה, ייתכן שהמלאי התקבל למחסן ללא קליטה מסודרת.

יציאה מהמלאי – על מנת להמנע ממלאי לא מאוזן , יש להפיק דוחות ניפוקים והזמנות לקוח פתוחות ולהשוותו לדוח חשבוניות לקוח (וכן ת.משלוח תלוי במדיניות הארגון), זאת בכדי לוודא שכל ההזמנות סופקו ונגרעו מהמלאי.

איתורים ריקים – ניתן להפיק ממערכת ניהול המלאי ( WMS ) דו”ח מלאי לאיתורים ריקים שבהם לא צריך להופיע מלאי, יש לאמת את הדוח פיזית מול האיתור ולוודא שאכן אין מלאי שלא מתועד. כמובן שכדאי ועדיף לאתר איתורים ריקים פיזית ולוודא שאכן במערכת המלאי עדכני באיתור.

איחוד איתורים לפריט – ציינו לעיל כי קיים מצב בכל מחסן שאותו פריט ומנה ימוקמו במחסן בכמה איתורים, יכול להיווצר בשל בעיית מקום, נפח או אילוצי מערכת. מועד ספירת המלאי הוא זמן אופטימלי לעשות סדר במחסן ולאחד פריטים זהים לאותו האיתור.

לשם כך ניתן להפיק מה WMS דוח איתורים מרובים לפריט , דו”ח זה מראה בפשטות כל פריט בכמה איתורים הוא נמצא, כך ניתן להעביר את המלאי בין איתורים ולאחד כמויות וכל זאת כמובן צריך להיעשות גם ברישום מסודר במערכת.

יתרות שליליות באיתור – ישנם ארגונים שמדיניות הארגון היא לאפשר כניסה למינוס במלאי, לא נכנס כעת לסיבות ניהול מלאי שלילי. אך על מנת לתת מענה לספירת המלאי ניתן לבדוק את המלאי השלילי, בעזרת הפקת דוח של יתרות שליליות לפריט, לאחר הפקת הדוח יש להבין כל שורה שלילית ולתקן את כל התנועות אשר גורמות למלאי שלילי.

מלאי מושאל – ארגונים מסויימים משאילים ציוד לאנשי השטח / מכירות כגון: מחשוב נייד, כלי עבודה, דוגמאות ללקוח וכד’ , ציוד זה נחשב למלאי של הארגון וקיימת חובה על פי החוק לספור ולדווח בגין מלאי זה. למלאי זה יש צורך להפיק דוח מלאי ולדאוג שכל מחלקה תעדכן את הכמויות המדויקות של כל פריט עד למועד הספירה שעודכן.

פרסום מסמך הנחיות – לקראת הספירה מנהל בכיר בארגון יעדכן בכתב את כל מנהלי הארגון של המחלקות השונות בהנחיות ומועדי הספירה המתוכננת וכמובן אם יש צורך בהערכות לספירה בהתאם לכל מחלקה, במסמך זה תודגש עצירת הפעילות הלוגיסטית של כל הארגון כולל ייצור, מעבדות, מכירות הובלות וכל מחלקה אשר מהווה גורם משפיע או מושפע על הלוגיסטיקה.

כפי שיוצא מסמך הנחיות לעובדים, לפני הספירה יש לעדכן את כל הספקים ולקוחות הארגון במועדי הספירה בהן לא ינתנו שירותי לוגיסטיקה והמחסן יהיה סגור . שכן במהלך הספירה לא יתבצעו קליטות וניפוקים במלאי.

עובדים בעת ספירת מלאי במחסן

כיצד מבצעים ספירת מלאי

התשובה תלויה בסוג וגודל הארגון המחזיק במלאי כלומר, ארגונים קטנים ו/או ארגונים בעלי מלאים מצומצמים יכולים לבצע את ספירת המלאי בעצמם, במידת הצורך מקצים יום או מספר שעות ומגייסים כוח אדם מתוך הארגון לביצוע המשימה. כפי שכבר אמרנו חשוב להקפיד שבתקופת הספירה לא תהיה כניסה או יציאה של סחורה מהמחסן על מנת לשמור על נכונות ואמיתות הספירה. חברות מסוימות אף סוגרות את סניפיהן או שעריהן לחלוטין ליום אחד על מנת לבצע את המשימה, או לחילופין, מקצות ערב שלם לצורך העניין על מנת שלא לפגוע בתפקוד השוטף.

ארגונים גדולים לעומתם נאלצים להיעזר בכוח אדם רב יותר ולמרבה הצער, לא יכולים להימנע מסגירת שעריהם לצורך ספירת המלאי. הדרישה לכוח אדם לא תמיד יכולה לקבל מענה מתוך הארגון עצמו ולכן ארגונים גדולים שוכרים חברות חיצוניות לביצוע המשימה באופן מקצועי, מדויק ומאורגן בזמן הקצר ביותר.

אישה בבית מרקחת רושמת את הסחורה

כלי עזר לביצוע ספירת מלאי

הסברנו עד כה לשם מה נועדה הספירה ואת הדגשים העיקריים לספירה נכונה. על פי ההנחיות ניתן לבצע באופן ידני את ספירת המלאי דפי ספירה ועדכון ידני במערכת. עד כמה שזה ישמע מיותר, נדגיש שמומלץ מאוד לבצע את ספירת המלאי בעזרת כלים ייעודיים למשימה זו ולו למען ביצוע המשימה באופן המקצועי ביותר, המדויק ביותר והמהיר ביותר.
הכלים הנפוצים ביותר לסיוע בספירת מלאי הם:
תוכנת מחסן ממוחשב WMS – ללא קשר לביצוע ספירת המלאי מומלץ ביותר למחשב את המלאי ולנהל את המחסן באופן ממוחשב ברמה השוטפת. אם ניהול המחסן יבוצע ללא רבב, הסיכוי לפערים בספירת המלאי יורד משמעותית, משום שישנה בקרה מתמדת על מלאים שיוצאים ומלאים שנכנסים או חוזרים.
קורא ברקודים (מסופון ) – שימוש באמצעי נייד הסורק את ברקוד המוצר מהווה יתרון גדול לשמירה על דיוק ורישום מהיר של המלאי , באמצעות שימוש במסופון ניתן לסרוק ולעדכן את הכמות הנכונה שנמצא בכל איתור מכל פריט. בתום הספירה תהיה השוואה ממוחשבת של המלאים שאמורים היו להיות במחסנים מול אלה שנסרקו בפועל תוך כדי ספירה.
סימון פריט שנספר – כמה שזה נשמע פשוט ולא רלוונטי, הדבקה של מדבקה על כל פריט שנספר תוך כדי ביצוע ספירת המלאי עשויה מאוד לסייע לאמיתות הספירה, בשל היכולת לבצע מיון וקטלוג של מוצרים שכבר נספרו ובכך לחסוך זמן עבודה רב.

מלגזה במחסן של סחורה

לסיכום

ספירת מלאי חשובה לא רק מבחינת אומדן שוויו העסקי של הארגון מול רשויות המס ומול הספרים בארגון אלא גם על מנת לבצע בקרה עסקית על מטרותיו העסקיות של הארגון ולהיערך בהתאם, הן מבחינת הזמנת מלאים חדשים, הן מבחינת מכירות ו/או עריכת מבצעים, הן מבחינת הערכת המוצרים הנמכרים יותר או נמכרים פחות באופן יחסי והן מבחינת תמחור של המוצרים באופן התואם את הממצאים. אך, גם מסייעת לאתר מקרים מצערים כמו גניבות של מלאים, בלאי והעלמות של פריטי מלאי.

ככל שבמהלך השנה יקפידו על כל התהליכים הקשורים במלאי בצורה איכותית וטובה כגון התנהלות עם FIFO, כך המלאי יישמר מאוזן ונכון. המלאי הוא נכס של החברה המהווה פונטציאל למכירות ולרווחים, ספירת המלאי קובעת את ערך המלאי ומשפיעה על הדיווח במאזן. בכמה מילים, המאזן הוא צילום מצבה של החברה ליום עריכתו, המאזן מציג שיווין בין סך הנכסים לסך ההתחבויות ולכן הוא נקרא מאזן, חוסר יוצר הפסד ועודף יוצר רווח. אי לכך נתון המלאי הוא בעל חשיבות גדולה במאזן של החברה וכל שינוי בו משפיע על נכסיה.

אז למה סופרים

הסיבה הבסיסית היא כיוון שהחוק מחייב. אך, כדאי לאורך כל השנה לדאוג שהמלאי יהיה מאוזן ונכון, גם מבחינה לוגיסטית של החברה. החברה נשענת על נתוני המלאי לטובת תכנון הייצור וביצוע מכירות. זאת על מנת שבכל עת נדע מה הן הנכסים שלנו לטובת מיקסום הרווחים וניהול נכון של העסק.

תוכן עניינים
שתפו:
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email
צרו קשר
בקשו שיחה חוזרת
מאמרים נוספים שיעניינו אותך
שינוע

המילה שינוע בתחום הלוגיסטיקה מתייחסת לקשת רחבה של שירותי הנעה מנקודה לנקודה. החל משינוע של פריט מלאי כלשהו בתוך המחסן או הארגון וכלה בשינוע מטענים

דרושים

אנחנו מתרחבים!  חברת אס.אמ.אס לוגיסטיקה מגייסת בימים אלו מגוון משרות בתחום הלוגיסטיקה ומה שבניהם. הצטרפו אל חברת אס.אמ.אס לוגיסטיקה המציעה עבודה באווירה טובה ונעימה, תנאים

אודות

אודות חברת SMS לוגיסטיקה חברת אס.אם.אס. לוגיסטיקה הוקמה בשנת 2006. החברה מספקת שרותי הפצה וניהול מחסנים במיקור חוץ לחברות מובילות במשק הישראלי. מי אנחנו? חברת

מיקור חוץ

מיקור חוץ הינה שיטה ניהולית חדשנית המבוססת על העברת סמכויות תפעוליות של ארגון מסוים לגוף שאינו נכלל על עובדיו, אלא נשכר במיוחד לצורך כך. הופעת

WMS

ניהול מחסנים מעולם לא היה עניין של מה בכך, עם השנים נושא ניהול המלאי במחסן הלך והפך אף מורכב יותר ומאתגר לא פחות. לפני כמה