הגדרת מלאי – נכס אשר החברה עתידה להפיק ממנו הטבות כלכליות, נכס מלאי יכול להוות חומרי גלם, חומרים בתהליך ייצור או מלאי מוצרים למכירה. דיווח נכסי החברה מדווח למוסדות המס בדוח המאזן השנתי.
המונח ניהול מלאי מתייחס לתהליך שבו מתבצע התיאום והרישום של סחורה המאופסנת במחסנים, כאשר קיימים מספר מצבים עיקריים:
חברה יצרנית – המייצרת מלאים לטובת לקוחותיה, כגון: מפעלי מזון, טקסטיל, ריהוט וכדומה. בחברה זו ניהול המלאי מתחיל משלב קבלת חומרי הגלם מהספקים , ניפוק לייצור וקבלת תוצ"ג בחזרה לאחסנה וניפוקו ללקוח הסופי. בכל שלבי הניהול חומרי הגלם והתוצ"ג, הניהול והרישום צריכים להיות קפדנים בעיקר בניהול נכון של פק"ע מנות ותוקפים.
חברה יבואנית – המנהלת רישום של פריט המלאי למעשה מרגע אישור הזמנתו מהספק ושינועו לארץ ועד הרגע בו נרשם אצל הלקוח עם תעודת המשלוח.
ספק ביניים שאינו יבואן – ניהול המלאי נעשה כמעט כמו בחברה יבואנית רק ללא השינוע לארץ.
רכוש קבוע – בכל חברה קיים מלאי קבוע שגם אותו יש לנהל לרוב זהו תפקידו של מנהל הלוגיסטיקה וכן לדווח במאזן השנתי.
כיצד מתבצע ניהול מלאי נכון
על מנת לבצע את הניהול בצורה נכונה יש לבצע אותו בשני אופנים במקביל:
ניהול מלאי פיזי – סידור נכון של המחסן, מידוף מותאם ויעיל המסודר לפי לוגיקה המתאימה לאופי העסק (FIFO או LIFO ) ולאופי הסחורה. טמפרטורות נכונות, תאורה נכונה, נשיאה נכונה של כובד במידת הצורך, נגישות לכל פריט וכו'.
ניהול מלאי ממוחשב – ניהול ותיעוד הרישום של כל פריט מלאי שנכנס למחסנים ועד הרגע בו נרשם אצל הלקוח. כל פעולה במחסן שמבוצעת באופן פיזי חייבת להיות מתועדת גם במערכת ניהול המלאי WMS.
ניהול פיזי של המלאי
כל פריט מלאי שנכנס למחסן מתחיל בהזמנת רכש שנשלחת לספק. בהזמנה זו מצוין הפריט על מרכיביו ונתוניו הפיזיים ועל סמך זה יש להקצות לו מקום לקראת הגעתו למחסן על מנת לקלוט אותו באופן מיטבי כאשר יגיע. חובה להתייחס למרכיביו, משקלו, תנאי אחסונו וזמן המדף שלו על מנת לתעדף אותו למכירה באם לא בוצעה עבורו הזמנה מבעוד מועד.
מרגע הגעתו של פריט המלאי למחסן מתבצע תהליך קליטה למחסן על פי נהלי הארגון ובסיום הקליטה הפריטים יאוחסנו באיתורים מתאימים על פי אסטרטגיית אחסון של הארגון ובהתאם לסחורה. מעבר לכך, חובה להתחשב במתודיקה שבה הפריט אמור לצאת מהמחסן, כלומר FEFO FIFO , או LIFO ולאחסן אותו בהתאם על מנת שיהיה נגיש, גם על מנת לייעל את תהליך הליקוט.
כמו כן, חשוב לא פחות לקחת בחשבון את האופן שבו יש לשנע את הפריט מהמחסן אל הלקוח כאשר יימכר וכיצד יש להוציאו מהמדפים. ישנם פריטים כה רגישים שסטייה קלה מכללי האחסון והשינוע עלולה להזיק להם ולהוציאם מכלל שימוש לכן מנהל התפעול חייב להיות ערני לדברים הללו.
תיעוד וניהול המלאי
החלק הכי חשוב בניהול הוא תיעוד כל תנועות המלאי החל מתהליך הקבלה ועד הבקרה והשילוח. במערכות ERP ניתן לעקוב החל משלב הזמנת הרכש שנשלחה על פי מצב המלאי הקיים או העתידי. בשלב זה קיימת חפיפה של התיעוד והמעקב אחר הפריט הן מטעמו של הספק המשלח והן מטעמו של הלקוח.
קליטת המלאי במחסנים לרוב תיעשה על סמך תעודת משלוח שתצורף לפריט/למארז/משטח/מכולה וכד', הסחורה תיבדק בהתאם לנהלי הארגון בהתאמה לתעודה והשלב הבא יהיה קליטה במערכת הWMS או הERP של הארגון.
תיעוד וניהול של המלאי נכון יכלול מעקב מלא ומדויק אחר כל פריט מלאי שנכנס למחסן מרגע הגעתו ועד רגע עזיבתו מהמחסן ורישומו אצל הלקוח. כל שלב בדרך שלא מתועד עלול לפגוע באמיתות המלאי ובניהולו.
ספירת מלאי
ניהולשל המלאי במחסן מחייב ביצוע ספירת מלאי בכל תקופה מסוימת על פי נהלי החברה, אך החוק מחייב לפחות פעם בשנה. אם ניהול המלאי מתבצע נכון לכל אורך השנה, ספירת המלאי תהיה תהליך מהיר באופן יחסי ומדויק עד כמה שניתן. אם ניהול המלאי אינו מדויק וניהול המלאי פיזי אינו תואם לתיעוד תנועות המלאי שבוצעו בפועל, הרי שתהליך ספירת המלאי עלול להיות ארוך, מייגע ולא מדויק ובנוסך עשוי להשבית את המחסן למספר ימים עד בירור כל הסוגיות הקשורות בתהליך והתאמת הנתונים של המחסן עצמו מול הרישומים.
יתרה מזאת, כאשר עסק מסוים מחזיק מספר מחסנים או מתנהל בכמה מחסני משנה, התחקות מדויקת אחר המלאי הכרחית על מנת שלא לאבד מידע וזמן יקר בעתיד.
ספירת המלאי נותנת הזדמנות לבצע סדר במחסן ולקבל אינדיקציה גם על מלאי "מת", כלומר, מלאי שלא סופק וככל הנראה גם לא יסופק בשל חיי מדף מוגבלים, ליקויים וכו', ובמקרה אשר לא ניתן למכור במחיר מוזל או לעשות שימוש במלאי וקיים צורך להשמיד את המלאי, יש לדווח על פריטי המלאי להשמדה ויצוינו כך בספירה.